Een team starten - hoe werkt dat financieel? Gastblog van The Money Mate

Je bedrijf groeit hard, harder dan je ooit had durven dromen en vooral harder dan dat jij op dit moment aankan. Je kunt gewoon niet meer alles alleen doen. Het is tijd voor verandering en tijd om een team te starten. Het starten van een team gaat je veel opleveren, het neemt je werk uit handen én je kunt mensen inschakelen die op bepaalde onderdelen veel beter en efficiënter zijn. Maar wat komt er financieel allemaal bij kijken als je een team gaat starten? Marissa Bonants, oprichtster van The Money Mate, is financieel expert voor snelgroeiende bedrijven en deelt 10 financiële tips die je scherp op je netvlies moet hebben staan als je een team gaat starten. 

Tip 1: Bepaal onder welk type contract je iemand wilt gaan aannemen

De verschillende arbeidsvormen van vaste dienst, freelancer of stagiaire hebben allemaal verschillende consequenties. Voor welke vorm je kiest hangt natuurlijk enorm af van het soort werk dat je wilt uitbesteden, de fase van je bedrijf en het te verwachten toekomstplaatje. Onderstaande overwegingen helpen je op weg om een keuze te maken.

Freelancer(s):

• Geeft je de mogelijkheid om een expert in te huren voor een bepaald aantal uur per week, maar die je (nog) geen vast contract kan bieden. Denk bijvoorbeeld aan een jurist of financieel adviseur. Het tarief per uur ligt vaak hoog, maar je hebt deze expertise in het begin vaak nog niet fulltime nodig;
• Is vaak een tijdelijke oplossing op de korte termijn en minder gebonden aan je bedrijf;
• Handig om extra in te zetten tijdens drukke projecten en piekmomenten.

Vaste dienst:

• Vaak enorm gecommitteerd en gemotiveerd. Werkefficiëntie verdient zich vaak snel terug;
• Je kunt beginnen met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd;
• Geïnvesteerde tijd en moeite is voor de lange termijn;
• Er komen extra kosten bij zoals vakantiegeld, loonbelasting, sociale lasten en eventueel sparen voor pensioen en eindejaarsuitkering.

Stagiaire(s):

• Goedkoop;
• Vergeet niet de kosten om in te werken en begeleiding;
• Je investeert tijd en moeite in een tijdelijke oplossing;
• Nieuwe energie en ideeën;
• Goede manier om te kijken of je iemand vast wilt aannemen

Tip 2: Wat kost een vaste werknemer nou echt?

Als je een werknemer in vaste dienst neemt, moet je qua uitbetaling (dus wat er echt van je bankrekening afgaat) rekening houden met een paar extra punten:

Voor de werknemer

• In het contract met de werknemer vermeld je altijd het brutoloon. Het bedrag dat een werknemer uiteindelijk krijgt gestort is het nettoloon. Voor de werknemer is het nettoloon een stuk lager dan het brutoloon. Via deze website kan een werknemer gemakkelijk het verschil berekenen tussen het brutoloon in het contract en het nettoloon dat uiteindelijk op de rekening terecht komt.Het verschil tussen het bruto- en nettoloon komt door de aftrek van sociale premies en belasting. Altijd handig om de werknemer even te wijzen op het feit dat het brutoloon dus niet het bedrag is wat op zijn/haar rekening verschijnt. Dit voorkomt teleurstellingen.

Voor de werkgever

• De werkgever betaalt voor elke werknemer premies, werknemersverzekeringen en voor de zorgverzekeringswet. Kortweg houdt dit in dat de maandelijkse loonkosten voor een werkgever ongeveer 30% hoger zijn dan het brutoloon;
• Een werknemer heeft recht op vakantiegeld van 8% van het brutoloon;
• Je kunt er als werkgever voor kiezen om mee te betalen aan het pensioen;
• Het is gebruikelijk om een (eindejaars)bonus of dertiende maand uit te keren, houd daar rekening mee.

Onderstaande afbeelding geeft een klein voorbeeld in het uitbetalen van een salaris. Dit is slechts een hele eenvoudige versie van een voorbeeld. Het werkelijke nettoloon hangt bijvoorbeeld ook af van leeftijd, auto van de zaak, onkostenvergoeding etc en de kosten voor de werkgever worden ook beïnvloed hoeveel je bijdraagt aan het pensioen van je werknemer. Dat is niet meegenomen in dit voorbeeld.

Tip 3: Een freelancer – zijn er verborgen kosten?

Omdat een freelancer factureert vanuit zijn/haar bedrijf ontvang je een factuur waar btw op staat. Als je met een freelancer bijvoorbeeld 75 euro exclusief btw per uur hebt afgesproken, dan moet je in totaal 90,75 euro betalen. Deze 15,75 euro aan btw krijg je wel terug van de belastingdienst na het doen van je belastingaangiften.

Als je een freelancer inhuurt op basis van uurtarief kan het maandbedrag hoog oplopen. Maak daarom voorafgaand aan de samenwerking duidelijke afspraken over het aantal uren per week. Maak ook de afspraak dat er vooraf moet worden gecommuniceerd wanneer er meer uren worden gemaakt.

Nog handiger kan het werken om een bepaald taken & resultatenpakket af te spreken met de freelancer voor een vaste prijs. Wist je namelijk dat er veel gemotiveerder en met meer focus wordt gewerkt als je naar een bepaald resultaat werkt in plaats van op uurbasis?

Tip 4: Vergeet de bijkomende kosten niet

Vergeet niet de bijkomende kosten van een nieuwe arbeidskracht. Want of het nou een vaste werknemer, freelancer of stagiaire is: het inwerken kost tijd, geld en energie. En dan hebben we het nog niet eens over de installatie van bijvoorbeeld een softwarepakket op iemand computer en ga je vast personeel een laptop en telefoon geven?

Tip 5: Ken de pieken in de salarisuitbetaling

Zowel het laten uitvoeren van werkzaamheden door een vaste kracht of een freelancer brengt pieken mee in de uitbetalingen: dus in het bedrag dat werkelijk van je bankrekening af gaat. Bij vaste werknemers moet je rekening houden dat je de 8% vakantiegeld over het brutoloon meestal in mei betaalt (dus bijna twee keer zoveel salariskosten in 1 maand). Dit moet natuurlijk van jouw bankrekening kunnen. Nog een voorbeeld is de maand dat je bonus uitkeert, dit moet ook kunnen.

Voor freelancers betaal je de facturen inclusief btw. Deze btw krijg je tijdens de btw aangiften (de meeste ondernemers doen dit elk kwartaal, sommige elke maand) weer terug. Let dus op dat je de btw eerst moet betalen.

Tip 6: Houd je aan de regels

Als je vast personeel gaat aannemen heb je ook ineens te maken met extra regels. Want wist je bijvoorbeeld dat er een boete staat op het te laat uitbetalen van je personeel of als je je niet houdt aan de afspraken die horen bij de CAO? Dit geldt ook voor als je onder het minimumloon betaalt. Het niet houden aan de regels kan je dus behoorlijk duur komen te staan.

Tip 7: Blijf evalueren

Vergeet niet om geregeld de arbeidsvoorwaarden die je met je werknemers en freelancers hebt te evalueren. Werkt je freelancer ondertussen bijna de halve week voor je; dan kan het een stuk voordeliger zijn om deze freelancer een contract aan te bieden. En die fantastische stagiaire die bijna is afgestudeerd? Vergeet niet het gesprek aan te gaan, voordat diegene een andere vaste baan is gevonden.

Evalueer niet alleen het positieve, maar wees ook kritisch op medewerkers die eigenlijk niet leveren wat je hoopt. Ga het gesprek aan, probeer bij te sturen of neem een beslissing. Even pittig, maar een niet functionerende werknemer kost je bakken met geld en energie.

Tip 8: Houd je werknemers (meer dan) tevreden

In de rush van het harde werken en alle ballen hoog houden kun je soms je vaste krachten vergeten. Zonde, want deze vaste krachten zijn een onmisbare motor en drive in je bedrijf. Evalueer jaarlijks (of vaker) of ze nog tevreden zijn, welke bonus passend is en of er een salarisverhoging mogelijk is. Niet alleen financieel is een beloning belangrijk. Een attentie als iemand een jaar in dienst is of een feestje voor het hele team als een omzetdoel is behaald, dit doet allemaal wonderen voor de toewijding en motivatie van je werknemers.

Tip 9: Snelle koop is duurkoop

Hier kunnen we kort over zijn: kwaliteit en expertise kosten geld en een goed aanname proces kost tijd. Het begint allemaal bij goed helder te hebben wat het profiel is waar je naar opzoek bent, wat de prijs hiervan is in de markt en wat jij kunt bieden. Want zomaar de eerste de beste aannemen of onderbetalen (if you pay peanuts you get monkeys) kan je duur komen te staan.

Tip 10: het managen van een team is geen klein klusje

Als je bedrijf razendsnel groeit zal je waarschijnlijk ook in een rap tempo personeel aannemen. Bij de zogenoemde scale-ups zijn personeelskosten vaak de grootste kostenpost en kunnen ook het verschil maken of er wel of geen winst onderaan de streep overblijft.

Maak daarom een goede keuze in het aannemen van mensen (zie tip 9), schakel hier desnoods een expert voor in en overweeg om ook een aparte manager aan te nemen. Durf als CEO ook te evalueren (zie tip 7) en durf beslissingen te maken als personeel niet naar behoren functioneert. Misschien een pijnlijk gesprek, maar voor (tien)duizenden euro’s per jaar is dat het wel waard.

Bonustip: wat als je team ook geld gaat beheren?

Als je echt hard aan het groeien bent komt er een moment dat je team ook geld gaat beheren. Zorg voor goede interne budgetten waarin werknemers werken met een bepaald budget. Bijvoorbeeld een social media budget van X euro per maand. Een goed intern budget geeft sturing voor je werknemers en jij als CEO houdt beter het overzicht. Met het stellen van de juiste interne budgetten weet jij dat het uitgegeven geld ‘niet zomaar uit de klauwen gaat lopen’. En het interessante is dat als je werknemers de ruimte geeft binnen een bepaald budget, ze juist creatiever en gemotiveerder worden. Win-win situatie dus.

Ben jij klaar om je bedrijf hard te laten groeien en een team te bouwen? Wil je weten wat andere financiële uitdagingen zijn die jij goed moet managen om je bedrijf financieel sterk en winstgevend te laten groeien? Neem een kijkje op de website van www.themoneymate.nl voor meer informatie over het inschakelen van een financieel expert om snel en winstgevend een professioneel bedrijf te bouwen.  

Hoe nu verder?

Download hier ons gratis 8 stappenplan! Met dit stappenplan helpen we je concreet op weg. In acht simpele stappen kun je op een succesvolle manier een start maken met jouw eigen team, met freelancers en/of vaste medewerkers.