Bouw zo snel mogelijk een virtueel team om je heen-interview met Rosanne Raubun

Weer tijd voor een interview! Dit keer met Rosanne Raubun, een ambitieuze onderneemster die de afgelopen jaren sterk is gegroeid met haar bedrijf en haar team. Ik sprak haar over haar ervaringen, wat ze geleerd heeft en hoe ze haar team heeft opgebouwd. Een inspirerende jonge dame die echt leidt met haar gevoel.

Rosanne is in 2012 gestart met haar bedrijf Stijlvol Creatie. Ze was toen nog student en had net haar propedeuse gehaald van haar HBO-studie Communicatie en Multimedia Design. Ongeveer een jaar voordat ze met haar bedrijf startte, had ze al in de gaten dat ze haar werk niet de hele tijd aan wilde passen aan de wensen van anderen, maar dat ze wilde doen waar ze zelf in geloofde.

Ze heeft toen haar eigen portfolio-website gemaakt waarop ze haar werk liet zien. En toen dacht ze: als ik een website voor mezelf kan maken, kan ik dit ook voor iemand anders én kan ik gelijk mijn portfolio vullen. Toen is ze op Marktplaats gaan adverteren. Nadat ze een aantal ondernemers zonder website actief had benaderd, ging het stromen. Haar hobby liep een beetje uit de hand. Want ze moest haar studie ondertussen nog afmaken. Op een gegeven moment werd het serieus en werden er ook facturen gevraagd, dus toen heeft ze zich ingeschreven bij de KvK.

Je bedrijf is ontstaan uit een uit de hand gelopen hobby. Maar hoe heb je het daarna aangepakt?

Ik kwam er achter hoe leuk het ondernemerschap is. Dat je je eigen naam kan bedenken, je eigen website met diensten kan maken, je diensten kan vormgeven. Dat vond ik al erg leuk. Ik ben me ook helemaal in online marketing gaan verdiepen en heb veel met social media gedaan. Dit vond ik interessant. Zo is het langzaamaan gegroeid en ben ik steeds zichtbaarder geworden.

De afgelopen jaren is haar bedrijf enorm gegroeid. In plaats van zelf veel te doen en nog steeds veel websites op maat te maken, heeft ze een programma ontwikkeld waardoor ze meer ondernemers kan helpen. Ook heeft ze inmiddels een team van mensen om zich heen waarmee ze dit allemaal samen doet.

Ongeveer een half nadat ik gestart was met mijn bedrijf, was ik bij een workshop van Simone Levie. Zij was toen ook nog in de beginfase van haar bedrijf. Het was een workshop over online marketing. Daar werd me de vraag gesteld: ‘Wie is dan je ideale klant?’. Dit bleken voor mij toch echt vrouwelijke ondernemers. Daar kan ik me beter in verplaatsten en in die projecten kon ik meer van mijn creativiteit kwijt. Maar ik vond het wel een heftige beslissing om hier zo expliciet voor te kiezen en dat overal te roepen. Dus daar heb ik nog een paar weken over nagedacht.

“Als jij ergens voor kiest, dan kiezen ze ook voor jou”

 

Maar ik wilde ook niet elke keer nee zeggen tegen bedrijven, zoals bouwbedrijven en dergelijke, die wel een aanvraag deden. Dus toen heb ik het overal aangepast. Dit was eind 2012. Nadat ik het had aangepast, heb ik ook een wensenlijstje gemaakt, in een blog, met al mijn wensen voor 2013. Een paar van die wensen waren dat ik graag workshops wilde geven voor vrouwelijke ondernemers, dat ik wou spreken voor damesnetwerken en dat ik kennis wilde maken met vrouwelijke ondernemers die al zichtbaar waren en al een podium hadden. Dit heb ik gedeeld. Toen werd ik overal gevraagd en ben ik echt mijn podium gaan pakken. Door me dus te focussen op de doelgroep vrouwelijke ondernemers en mijn wensen kenbaar te maken.

Marketing technisch was het trouwens ook slim om te kiezen voor deze specifieke doelgroep. Want als je ergens voor kiest, dan kiezen ze ook voor jou. Zo ben ik in korte tijd snel gegroeid met mijn bedrijf.

Wat doe je op dit moment?

Het programma bestaat nu 2 jaar en ik heb er nu 6 of 7 rondes opzitten. Inmiddels doen er al meer dan 250 deelnemers mee. Hier wil ik me op focussen. Ik doe ook nog wel 1 op 1 dagen. Dan help ik 1 ondernemer om in 1 dag haar website te bouwen. Ik probeer dat maar 1 of 2 keer per maand te doen. Ik wil me echt focussen op Design Your Dream, vooral op de promotie. En sinds dit jaar heb ik ook nog een vervolgprogramma. Dat heet Design Your Dream Next Level, waarbij je een online programma leert bouwen en ook leert hoe je dit goed promoot. De meesten die hier aan meedoen, stromen in vanaf het basisprogramma, maar je kan ook zo instromen.

In 2013 gaf ik nog veel workshops en maakte ik veel websites op maat. Dat heb ik een paar jaar gedaan. En op een gegeven moment merkte ik: dit is niet goed. Dat ik het altijd druk heb en zoveel websites tegelijk aan het maken ben. Ik dacht toen: of ik moet met de prijs omhoog of ik moet iets bedenken waardoor ik veel vrouwelijke ondernemers kan helpen zonder dat ik daar heel veel tijd mee kwijt ben. Beide dingen heb ik gedaan. Ik heb mijn prijzen verhoogd en ik heb een online programma gemaakt ‘Design Your Dream’ waarin je leert hoe je in 3 maanden tijd je eigen droomwebsite maakt. Daar ben ik nu druk mee.

Je bent enorm gegroeid met je bedrijf de laatste jaren. Wanneer kwam voor jou het moment dat er iemand bij moest komen om je te helpen?

In het begin toen had ik het nog erg druk, maar merkte ik al wel dat ik sommige taken minder leuk vond om te doen, zoals bijvoorbeeld grafisch vormgeven. Het logo ontwerpen en de huisstijl bedenken vond ik niet echt een uitdaging. Dus ik heb gelijk vanaf het begin van mijn ondernemerschap gekeken naar wat ik leuk en minder leuk vond om te doen. Ook fotografie vind ik niet echt mijn expertise, ook al kan ik best met een spiegelreflexcamera overweg.

Wat ik juist bij anderen op mijn vakgebied zie, is dat ze toch alles aanbieden en alles zelf doen. Voor mij is websites maken en ontwerpen en de marketing hierom heen juist waar ik blij van word.  Dus ik ben gelijk gaan kijken wie mij het beste kon ondersteunen op de andere vlakken. In het begin nam ik wel de hele opdracht aan en dan ging ik onderling werk verdelen. Daarna ben ik steeds meer mijn ‘dreamteam’ samen gaan stellen.

Hoe kom je aan de juiste personen?

Dat gaat bij mij redelijk vanzelf. Ik moet gewoon een klik voelen. Het moet goed voelen. De mensen in mijn dreamteam zijn nu ook goede vriendinnen. Bij mij is het vooral belangrijk dat het goed voelt en dat ze past bij mij qua persoon.

Je hebt nu een team staan. Hoe ben je aan deze mensen gekomen?

Nienke ken ik al lang, dat was een oud klasgenootje. Mijn fotograaf ken ik via een ondernemersnetwerk. Mijn VA’s zijn pas later op mijn pad gekomen. Ze hebben me allebei een mailtje gestuurd met dat ze mij zo’n leuk mens vonden en graag met me samen wilden werken. Ze hadden gewoon een hele enthousiaste mail gestuurd, gewoon uit het niets.

Wat was de trigger dat je een Virtual Assistant (VA) nodig had?

Mijn valkuil is dat ik veel zelf probeer te doen. Toen ik met het Design Your Dream-programma begon, had ik twee verschillende mailboxen. Toen merkte ik dat het niet handig was dat ik alles zelf ging doen. De vragen kon ik niet allemaal zelf beantwoorden. Toen had ik echt een VA nodig. Lynn heeft toen een mailbox en de Facebookgroep overgenomen en zij is er voor de technische vragen. Hier heb ik ook bewust naar gekeken. Wat is haar specialiteit? Ze moeten wat mij betreft net zoveel kunnen als ik. Dat vind ik belangrijk.

Mijn tweede VA is er pas een half jaar. Zij had al veel ervaring met grotere bedrijven, bekende namen. Ik volgde haar via social media en ze was enthousiast, dus we hebben met elkaar geskyped. Ik wist eigenlijk nog niet zo goed wat ze voor me kon doen. Een van de dingen die zij al gedaan had, was een boek schrijven. En op mijn to do-lijst staat om ooit een keer een boek te schrijven. Dus ik dacht: ze heeft vast tips en ze kan goed schrijven. Ik heb namelijk ook iemand nodig om mijn blogs te redigeren. Tijdens ons gesprek merkte ik al dat ze erg van de planning is en ze was me gelijk aan het coachen op mijn focus.

Dus toen heb ik besloten dat ze een soort projectmanager werd binnen mijn bedrijf. We hebben één keer per twee weken contact om steeds te blijven focussen. Daarnaast redigeert ze teksten en doet de promotie van Design Your Dream.

Bij mij is de opbouw van mijn team heel natuurlijk gegaan. Ik voel ook gewoon, als ik met mensen wil gaan samenwerken, of er een klik is of niet. Dat had ik ook bij mijn beide VA’s. Ik doe dat erg vanuit gevoel. Natuurlijk kijk ik naar wat voor kennis diegene heeft en hoe diegene is op social media. Dan zie je al veel dingen. Wat iemand doet en ook hoe diegene het doet.

Heb je wel eens iemand aangenomen die het totaal niet was?

Ik werk ook met programmeurs samen. Dit zijn allemaal mannen. Daar heb ik toch een andere band mee. Ik hou in de gaten hoe druk ze het hebben en of ik op ze kan rekenen. Of ze snel kunnen reageren. Het was wel even zoeken. Maar nu heb ik iemand die snel reageert en waar ik goed mee samenwerk. Verder ik heb nog geen missers gehad (lacht).

Op wat voor manier werken jullie samen in jouw team?

We werken nu eigenlijk nog te weinig samen, vind ik. Met mijn VA’s heb ik wel dagelijks contact. En met één VA heb ik dus elke 2 weken een Skype-sessie. Meestal één keer in het kwartaal of eens per 2 maanden spreken we live af. Met de anderen heb ik minder frequent contact. Pas geleden heb ik wel een dag georganiseerd dat iedereen bij elkaar was en we hebben gebrainstormd wat iedereen nog meer kan betekenen voor Design Your Dream. Dus ik heb wel plannen. Bijvoorbeeld dat ze ook kunnen bloggen op mijn website, content kunnen aanleveren en dat het echt een team wordt. Voor de rest spreek ik ze wel regelmatig, maar hebben we hiervoor geen vaste afspraken staan.

Aangezien je met allemaal freelancers werkt, wat voor soort afspraken heb je dan met elkaar gemaakt?

Eigenlijk heb ik geen duidelijke afspraken met ze. Maar als ik iets nieuws bedenk, dan probeer ik het hele team er in te verwerken. Dat iedereen weer wat kan betekenen voor bijvoorbeeld Design Your Dream. Maar ik heb geen vaste afspraken met ze.

Wat vind je het voordeel van zo werken met elkaar?

Dat je altijd iemand hebt waar je op kan bouwen. Ik weet gewoon dat ze goed zijn. Je hoeft niet meer te zoeken. En het heeft ook een wisselwerking. Als je wat voor hen doet, dan komt dat ook weer terug of ze helpen jou. Ik vind het belangrijk dat je een team hebt waar je op kan bouwen en waar je op kan terugvallen.

Zitten er ook nadelen aan?

Bijna niet. Ik raad het iedereen aan, zeker als je nog aan het begin staat en uit gaat bouwen vanuit een zzp-situatie. Dan raad ik je aan om een virtueel team om je heen te bouwen. Ook al kan je niet iedereen bij elkaar op je kantoor kwijt, zorg dat je al wel die mensen om je heen verzamelt die je kunnen ondersteunen. De mensen in mijn team zijn ook goede vriendinnen en dat is soms wel lastig.

Bijvoorbeeld als de prijs eigenlijk omhoog moet van iemands dienst en ze vindt het lastig om dit met je te bespreken. Ik vind het belangrijk dat je hier eerlijk over blijft. Dus ook al ken je elkaar zo goed, je moet ook gewoon zakelijk tegen elkaar kunnen zijn.

Waarom raad je dat aan, zo snel mogelijk een virtueel team om je heen te bouwen?

Omdat jij je zo kan focussen op wat je echt leuk vindt om te doen. En je dan als ondernemer dus niet honderd dingen tegelijk moet doen, overal goed in moet zijn en dat je alles zelf moet doen. Dat je gelijk al kijkt naar wat je kan uitbesteden. En bouw echt een team op. Niet allemaal losse mensen, maar echt een team.

Je noemde net eerlijk en zakelijk blijven. Hoe doe je dat?

Met mijn ene VA heb ik het hier wel vaker over. Als ik ergens mee zit of als ik het gevoel heb dat iemand niet goed functioneert, dan ga ik hier wel het gesprek over aan. Dan plan ik gelijk een Skype-sessie en zeg dan ook: ‘De laatste tijd gaat het niet helemaal goed in de samenwerking. Is er wat aan de hand? Ben je heel druk? Of is er iets gebeurd?’. Ik probeer hier altijd wel heel transparant in te blijven. Maar ik vind dit wel een van de moeilijkste dingen. Je wilt het liefst natuurlijk aardig zijn tegen iedereen, maar hier moet je soms ook hard in zijn. Dat je kan zeggen: ‘Ik ben niet zo tevreden, omdat je een paar weken niet op je mail reageert.’

Ik kijk hier soms wel tegen op om zo’n gesprek te voeren, maar ik merk dat als ik een vraag stel dat de ander er dan zelf vaak al mee komt. Mijn vriend zegt gewoon dat ik hier harder in moet zijn. Maar ik ben meer van de vrouwelijke energie, van het zachte. Ik vind het prima om te doen, maar het moet wel goed voelen.

Wat vind je het meest lastige bij zo’n gesprek?

Dat je harder moet zijn, eerlijk moet zijn. Dat je moet benoemen wat je niet leuk vindt.

Waarom is je team ‘jouw Dreamteam’ zoals je het noemt?

Ik zag ooit die naam een keer langskomen. En toen gingen we natuurlijk aan de slag met Design your dream en daar past het wel mooi bij. Dus dat is eigenlijk geleidelijk gegaan. En het staat er ook voor dat wij mensen helpen om hun droom te verwezenlijken.

Jullie hebben als team pasgeleden die workshop gedaan. Jij hebt dat georganiseerd. Waarom heb je daar voor gekozen?

Om iedereen te bedanken voor de leuke samenwerking. Als je voor een baas werkt, heb je ook personeelsuitjes. Dus ik wilde er een soort personeelsuitje van maken wat gewoon leuk en gezellig was, maar ik vond het ook leuk om nog ergens over te brainstormen. Dus dat we er nog iets van leerden en dat ikzelf ook weer inspiratie op deed.

Ik had iemand uitgenodigd om een workshop te geven. Iedereen was zo enthousiast. We hebben er allemaal nieuwe ideeën uitgehaald. We hadden er leuke combinatie van gemaakt. Iedereen ging eerst met haar eigen bedrijf aan de slag, daarna voor Design Your Dream en ’s avonds hadden we gewoon een gezellig uitje.

Waar draagt dit aan bij? Waarom is dit goed om te doen?

Dit draagt bij aan een goede samenwerking. Ik vind het belangrijk dat iedereen een tevreden gevoel heeft over de samenwerking. En dat als er iets is, dat je dat kan zeggen. Daarnaast is mijn missie dat ik Design Your Dream nog veel groter wil maken. Daar wil ik ze graag in meenemen. Dat ze niet aan de zijlijn staan, maar dat ze meegroeien.

Jij bent in de lead. Hoe vind je die rol?

Ik vind het wel moeilijk om echt leiderschap te tonen. Het gaat wel natuurlijk, dat als we aan de slag gaan, ik bepaal wat er moet gebeuren. Ik weet duidelijk wat ik wel en niet wil. Maar ik voel me niet zozeer een leider. Dat gevoel heb ik niet echt.

Vind je dat je dat moet zijn?

Ja, ik heb wel eens workshops gevolgd over leiderschap, over vrouwelijk leiderschap. Dat je je plek moet nemen. Daar geloof ik wel in. Maar ik hoef niet perse een typische leider te zijn die alleen maar mensen aanstuurt en dat ik zelf niks meer hoef te doen.

Heb je bewust gekozen om je team zo vorm te geven? Want je had ze ook in dienst kunnen nemen.

Ik ben er wel over na aan het denken. Maar ik vind vrijheid belangrijk. Ik heb het idee dat ik dan steeds op kantoor moet zijn als ik mensen in dienst heb, in ieder geval regelmatig. Dus ik kies bewust voor vrijheid en dat ik kan werken waar en wanneer ik wil.

Mocht ik wel iemand in dienst nemen, dan moet die persoon het ook fijn vinden die vrijheid. Dus ook werken waar hij/zij wil of dat diegene het prima vindt om alleen op kantoor te zijn. Daar moet iemand wel tegen kunnen.

Wat is volgens jou cruciaal om succesvol te zijn als team?

Het begint ermee dat als je alles alleen wilt doen, je lang niet zo snel kunt groeien als dat je dat met een team doet. Ik kan mijn tijd nu echt besteden AAN mijn bedrijf en ik ben veel meer aan het creëren, lessen aan het maken en dat soort dingen. Je kan alleen maar die switch maken van IN je bedrijf werken naar AAN je bedrijf werken door een team om je heen te verzamelen. Anders kan je niet zo ondernemen.

Als je dat team hebt, zorg dan dat je ze echt meeneemt. Hou ze betrokken, betrokken bij het groeiproces. En vertrouwen is heel erg belangrijk. Met elk teamlid ga ik ook regelmatig een dagje samen werken of een keer uit eten. Dan hebben we het er ook over wat iemand nog meer kan betekenen voor Design Your Dream. Ook dit spreek ik niet vast af. Dat gaat heel natuurlijk.

Wat vind je lastig aan het werken met een team?

Wat ik als ondernemer wel lastig vind, is de keuze om steeds meer werk uit te besteden en dat je steeds meer geld investeert om een team voor je te laten werken. Dit vind ik denk ik nog wel het moeilijkste. Omdat ik dan toch vaak denk: dit doe ik nog wel zelf. Als niemand uit mijn team het kan oppakken, doe ik het zelf. Nu zit ik weer op zo’n punt. Omdat het weer een nieuwe investering wordt. Het lastigste vind ik dus om te bepalen wanneer dat moment is dat je die nieuwe investering weer doet.

Heb je nog een tip voor andere ondernemers?

Bouw een dreamteam (lacht)! Wat ik zelf belangrijk vind, is dat je probeert te focussen op 1 ding. Wanneer je naar je product of diensten kijkt dat je bepaalt wat je het allerleukste vindt om te doen en dat je hier 1 of 2 dingen uitpakt. Dat je er dus bewust voor kiest die 2 dingen zelf te doen en verder mensen om je heen verzamelt die je helpen met alle andere dingen. Kies echte experts die je zelf ook zou inhuren. En daarnaast ook nog mensen die jou echt kunnen ondersteunen, zoals een VA. Zodat jij bezig kunt zijn met de dingen die je leuk vindt om te doen in plaatst van dat je dagelijks bezig bent met mail beantwoorden of administratie.

Want alleen als je focust, kun je groeien!

Ik heb bijvoorbeeld bewust gekozen voor de doelgroep vrouwelijke ondernemers. Maar ik heb er ook voor gekozen om me te focussen op 1 programma. Ik heb ervoor gekozen dat ik daar zoveel mogelijk in wil groeien. Als je daar dan ook nog de goede mensen om heen verzamelt, dan kan je echt hard groeien.

Focus is echt super belangrijk. En veel vrouwelijke ondernemers vinden het lastig om te kiezen. Maar durf een keuze te maken!

Kijk ook naar wat voor soort bedrijf heb je. Kies een niche. Doe niet alles.

Wat zou je verder nog wil meegeven?

Wat ik wel eens hoor, is dat mensen verbaasd zijn dat ik bijvoorbeeld linkjes op mijn website zet van de grafisch vormgever waar ik mee werk. Ze vragen wel eens:’ Zou je dat wel doen?’. Want het is toch een soort concurrentie. Maar ik heb daarin vertrouwen. Ik zie het zo niet.

Ben niet bang om de samenwerking aan te gaan als je ongeveer hetzelfde doet. Je moet niet de angst opzoeken, maar juist kijken hoe je elkaar kunt versterken.

Rosanne helpt vrouwelijke ondernemers, met haar Design Your Dream-programma, om in 3 maanden tijd een mooie website te maken voor hun eigen bedrijf. Wil je meer uit je website halen? Of kan je website wel een make-over gebruiken? Kijk dan even op www.rosanneraubun.nl.

Photo’s by: Marleen Sahetapy Fotografie

Hoe nu verder?

Download hier ons gratis 8 stappenplan! Met dit stappenplan helpen we je concreet op weg. In acht simpele stappen kun je op een succesvolle manier een start maken met jouw eigen team, met freelancers en/of vaste medewerkers.